北都健勝学園同窓会

三面会|会長挨拶

個人情報の取り扱い

 新潟リハビリテーション専門学校同窓会 三面会(以下「本会」という)は、以下の方針に基づき、個人情報保護に関する法律及び関連法令を適正かつ確実に執行し、本会の保有する個人情報の保護に努めます。

新潟リハビリテーション専門学校同窓会 三面会の個人情報保護方針

1.個人情報の取得について

本会は、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得します。

2.個人情報の利用目的について

個人情報の利用は、同窓会会則に定める目的と事業の業務範囲内とします。

  • 同窓会報等、刊行物や各種行事・案内等の発送
  • 会員名簿の作成
  • 同窓会会則第1章(第3~4条)に定める目的達成に係わる事業
3.個人情報の管理について
  • 個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理します。
  • 個個人情報の改ざん、漏洩、紛失、または毀損等を防止するため、不正アクセス、コンピュータウイルス等に対する適正な情報セキュリティ対策を講じます。
  • 個人情報の外部への持出し、送信等による漏洩はいたしません。
  • 個人情報の取扱いを業務委託する場合には、当該委託先について厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持させるために、適正な監督を行います。
4.開示・訂正・利用停止について

本人が自己の個人情報について、開示、訂正、追加若しくは削除、利用停止、消去又は第三者への提供の停止等の権利を有していることを確認し、これらの要求がある場合は、速やかに対応いたします。

5.組織・体制について

本会は、会長を委員長とする個人情報保護委員会を置き、委員会のもとで、個人情報の適正な管理及び開示等の対応を行います。
また、役員及び職員に対し、個人情報の適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務における個人情報の適正な取扱いを徹底いたします。

6.第三者への提供について

本会は、原則として、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者への個人情報を提供することはいたしません。
ただし、新潟リハビリテーション専門学校に対しては、本会の目的達成に必要な範囲内において、会員の個人情報(氏名、住所、勤務先等)を電子媒体、書面等で提供することがあります。
なお、本会事務局までご連絡を頂ければ、第三者提供を停止します。

7.本方針の実施・維持・改善について

本会は、この方針を実施するための「新潟リハビリテーション専門学校同窓会 三面会における個人情報の保護に関する基本規程」を定め関係者に周知徹底し、継続的に改善していきます。

8.問い合わせ窓口

個人情報の取扱いについてのご質問やお問い合わせは、本会事務局にて行います。

新潟リハビリテーション専門学校同窓会 三面会における個人情報の保護に関する基本規程

第1章  総 則
目的
第1条
この規程は、新潟リハビリテーション専門学校同窓会 三面会における個人情報に関する基本的事項を定めるとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。
定義
第2条
この規程に定める用語の定義は次のとおりとする。
  • 「個人情報」とは、本会を構成する正会員・特別会員に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名・生年月日、その他の記述により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)をいう。
  • 「個人情報データベース等」とは、個人情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
    • 一定の業務の目的を達成するために、特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
    • 前項に掲げるもののほか、一定の業務の目的を達成するために、氏名・生年月日その他の記述により、特定の個人情報を手作業で容易に検索処理することが出来るように体系的に構成したもの
  • 「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
  • 「保有個人データ」とは、職務上作成し、または取得した情報であって組織的に利用するものとして、本会が保有しているものをいう。
    なお、当該保有個人データは、第4章「個人情報の開示及び訂正等」の対象となる。
  • 「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
本会の責務
第3条
本会は、個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報の取扱いに伴う本人の権利利益の侵害防止に関して必要な措置を講じるものとする。
担当者の責務
第4条
  • 個人情報を取扱う担当者は、法令及び本規程を尊守して、個人情報を適正に取扱うとともに、個人データの正確性及び安全性の確保に努める。
  • 個人情報を取扱う担当者は、業務上、知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に利用しない。
  • 前項の規定は、担当者がその職を退いた場合にあっても同様とする。
個人情報保護の管理責任者
第5条
  • この規程の目的を達成するため、個人情報保護統括管理責任者及び管理責任者を置く。
    • 統括管理責任者
      同窓会 会長
    • 管理責任者
      同窓会 副会長
  • 統括管理責任者は、個人情報保護法に関する関連法令及び本規程の趣旨に則り、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な施策を策定・実施するとともに、個人情報の管理に関する総括責任を負う。
  • 管理責任者は、本規程の定めに従い、その所管する業務の範囲内における個人情報について、担当者がこれを適正に取扱うよう指導・監督するとともに、所管する保有個人データの開示及び訂正等の請求に関し、これを適正に処理する責任を負う。
  • 保有個人データの管理責任範囲について疑義が生じた場合は、第13条に定める個人情報保護委員会(以下「保護委員会」という)または第14条に定める連絡委員会(以下「連絡委員会」という)の審議により、これを定めるものとする。
第2章  個人情報の取扱い
個人情報の収集制限
第6条
  • 個人情報の収集は、利用目的の達成に必要な範囲内で行う。
  • 次の各号に掲げる個人情報は収集しない。
    • 思想、信条及び宗教に関する事項
    • 社会的差別の原因となる事項
  • 個人情報を収集するときは、本人から直接に情報を収集しなければならない。
    ただし、次の各号に該当する場合はその限りでない。
  • 保有個人データの管理責任範囲について疑義が生じた場合は、第6章で定める各委員会の審議に委ねるものとする。
    • 本人の同意があるとき
    • 新潟リハビリテーション専門学校から本人に関する情報の提供を受けたとき
    • 本人の生命、身体または財産保護のために必要がある場合で本人の同意を得ることが困難であるとき
    • 保護委員会が正当な理由があると認めたとき
個人情報の利用制限
第7条
収集した個人情報は、あらかじめ定めた利用目的以外に用いない。
ただし、次の各号に該当する場合は、その限りでない。
  • 本人の同意があるとき
  • 法令に基づくとき
  • 本人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
第三者提供の制限
第8条
  • 収集した個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。ただし、次の各号に該当する場合は、その限りでない。
    • 法令に基づくとき
    • 本人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
  • 新潟リハビリテーション専門学校に関しては、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を提供することができる。
  • その他の第三者への情報提供に関しては、保護委員会の審議を経て、利用目的の達成に必要な範囲内において本人の同意を得た後、提供することができる。
第3章  個人情報の管理
個人情報の適正管理
第9条
管理責任者は、個人情報の安全管理及び正確性を確保するために、次に掲げる事項について適切な措置を講じる。
  • 個人情報の改ざん、漏洩、紛失または毀損を防止すること
  • 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を正確かつ最新の内容に保つこと
  • 保有する必要のなくなった個人情報は速やかに廃棄または消去すること
委託における取扱い
第10条
  • 管理責任者は、個人情報の処理を伴う業務の全部または一部を業者等(以下「受託者」という)に委託しようとするときは、業務目的の達成に必要な範囲内において情報を提供するものとし、委託する個人情報の安全管理を図るため委託契約(覚書を含む)を締結し、適切な監督を行う。
  • 受託者は、個人情報の取扱いについては契約条項を尊守し業務遂行において個人情報の保護に努めさせなければならない。
  • 受託者は、業務上知り得た個人情報を第三者に漏らしてはならない。また、個人情報を不正利用等の防止策をとらさせなければならない。
第4章  個人情報の開示及び訂正等
自己情報の開示請求と訂正等
第11条
  • 本人は、自己に関する個人情報について、当該個人情報を管理する管理責任者に対して開示請求することができる。なお、申請者の本人確認方法については、別に定める。
  • 管理責任者は、本人から当該本人の個人情報の開示を求められた場合は、遅滞なく当該個人情報を開示する。
  • 管理責任者は、本人から当該個人情報の内容が事実でないという理由によって、内容の訂正、追加、利用停止、第三者提供の停止、削除または消去(以下「訂正等」という)を請求されたときは、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該個人情報の訂正等を行う。
  • 管理責任者は、次の各号のいずれかに該当する場合は、本人に個人情報の全部または一部を開示しないことができる。この場合、管理責任者は、当該本人にその理由を文書により通知する。
    • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利・利益を害する恐れがあるとき
    • 本会の業務の適正な執行に著しい支障を及ぼす恐れがあるとき
第5章  苦情の処理及び相談
苦情の処理及び相談
第12条
  • 管理責任者は、個人情報の取扱いに関する苦情を適切かつ迅速に処理するため、苦情及び相談を受付けるための窓口を設置する。
  • 窓口は、同窓会事務局とする。
  • 苦情の処理及び相談のうち、その案件内容によって判断が困難な場合は、連絡委員会、または保護委員会に審議を要請しなければならない。
第6章  個人情報保護委員会・連絡委員会
委員会
第13条
本会の個人情報の保護に関する方針・施策について審議する個人情報保護委員会と会員管理システムの円滑な運用と管理を図るために連絡委員会を置く。
保護委員会
第14条
  • 保護委員会は、次の事項を審議する。
    • 個人情報の保護に関する基本的施策に関する事項
    • 連絡委員会から個人情報の保護の取扱いに関して付議された事項
    • 統括管理責任者並びに管理責任者から付議された事項
    • その他、個人情報の保護に関する重要な事項
  • 保護委員会は、次の委員をもって構成する。
    • 同窓会 会長(委員長)
    • 同窓会 副会長
    • その他、委員長が指名する者
  • 保護委員会は、構成員の3分の2以上の出席がなければ、開催し議決することはできない。
    議事は、出席委員の過半数で決し、可否同数の時は議長の決するところによる。
連絡委員会
第15条
  • 連絡委員会は、次の事項を審議する。
    • 個人情報の収集、管理及び利用に関する事項
    • 個人情報の開示及び訂正等に関する事項
    • 個人情報の取扱いに関する苦情への対応に関する事項
    • 保護委員会から付託された事項
    • 統括管理責任者並びに管理責任者から付議された事項
    • その他、個人情報に係わる事項
  • 連絡委員会は、次の委員をもって構成する。
    • 同窓会 庶務部長(委員長)
    • 同窓会 名簿担当役員
    • その他、委員長が指名する者
  • 連絡委員会は、構成員の3分の2以上の出席がなければ、開催し議決することはできない。
    議事は、出席委員の過半数で決し、可否同数の時は議長の決するところによる。
第7章  教育・講習会等
教育・講習会等
第16条
会長及び管理責任者は、この規程及び関連法令等の趣旨に則り、個人情報の適正な取扱いを確保するため、担当者に対する必要な教育・講習会等を実施する。
第8章  雑則
法等の取扱い
第17条
この規程に定めるもののほか、個人情報の保護の取扱いに関する事項については、法及びその他の関係法令により取り扱う。
規程の改廃
第18条
この規程の改廃は、保護委員会の議を経て理事会にて決定する。
附則
この規程は、平成19年4月1日より施行する。
住所変更・各種変更届け各種証明書発行